复旦大学校园办公OA系统 用户培训
培训目标
使各位掌握复旦OA系统的基本操作，能独立完成日常工作的网上处理。
预备知识
本次培训假设各位已具有以下操作技能：\r\n\r\n熟悉计算机基本操作\r\n\r\n会使用MS Office Word\r\n\r\n会使用IE浏览器浏览、查询网上信息
日程安排
OA系统 之 理性认识篇
OA的概念
什么是OA？\r\nOA(Office Automation)是办公自动化的英文缩写\r\n通常所说的OA是对办公自动化软件系统的简称
OA系统是做什么用的？\r\n提高办公效率\r\n主要功能：\r\n公文管理\r\n个人电子秘书\r\n网上协同工作等
Word是做什么用的？\r\n（一般意义上的办公自动化）\r\n提高文字处理的效率\r\n主要功能：\r\n编辑文档\r\n排版\r\n对文档进行拼写检查等
单轨制的概念
校内公文流转使用公务系统\r\n 不再使用纸质公文
OA系统 之 感性认识篇
登录复旦OA系统
登录常见问题解答
是否可以以其他角色登录？\r\n可以，只要有登录密码\r\n注意：不同角色看到的内容是不同的。\r\n为什么已经登录过了，系统再次提示登录？\r\n为了安全起见，用户如果在主页面停留时间过长而没有进行任何操作，系统会自动注销该用户。再次使用需要重新登录。\r\n建议：请在不使用本系统时关闭主界面退出系统，以保证您账号的安全性。
系统综述
1 、系统结构图\r\n 2 、本系统的主要功能模块\r\n日常办公子系统\r\n公文管理子系统\r\n公共服务子系统\r\n个人服务子系统\r\n事务管理子系统\r\n系统管理子系统
系统结构图
新模块讲解
法律事务\r\n会议管理
日常办公——法律事务
用途：起草、审核合同\r\n用户权限：\r\n各部门秘书：拟稿、发文等\r\n各部门负责人：审稿、会签等\r\n法律事务室：初审、复审等\r\n校领导：批示等
合同提交概要图
部处院系
法律事务室
部处院系合同流转过程图
秘书\r\n拟稿
审稿意见
合同拟稿演示
电子版的合\r\n同录入
发送操作术语说明
审稿人
————
显示本部门负责人列表
发送角色选择
发送具体人员选择
请负责人审稿步骤
步骤一：拟稿\r\n用Word拟稿并保存。\r\n步骤二：创建合同\r\n填写合同主题、类型\r\n上传合同\r\n步骤三：发送\r\n先选角色再选具体人，并发送。\r\n注意：看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。
发送操作术语说明
初审人
会签人
显示初审人名单
显示其他部门负责人列表
发送角色选择
发送具体人员选择
审稿人
显示本单位负责人列表
送初审人步骤
步骤一：查看审稿意见\r\n单击查阅意见按钮\r\n步骤二：发送\r\n先选角色（初审人）再选人员，并发送\r\n\r\n注意：\r\n看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。
查看合同流转过程
打开合同?单击 [查阅流转]按钮\r\n请查看前面所发送合同的流转过程。
查看合同历史意见
打开合同?单击 [查阅意见]按钮\r\n请查看前面所发送合同在流转过程中产生的历史意见。
新模块讲解
法律事务\r\n会议管理
事务管理——会议管理
会议室申请\r\n用途：申请会议室，并按照日期查看会议室安排\r\n会议室使用\r\n用途：按照会议室查看会议室安排\r\n会议室一览\r\n用途：查看所有会议室的详细信息\r\n申请删除\r\n用途：删除未通过审核的会议室申请
事务管理——会议管理（续）
操作演示：申请会议室
其他模块
日常办公\r\n公文管理\r\n公共服务\r\n个人服务
日常办公模块结构图
日常办公——待办事宜
待办事宜\r\n用途：显示有待当前用户处理的各项事宜\r\n待办事宜的种类：公文、通知等。\r\n\r\n已办事宜\r\n处理后的待办事宜将自动转到已办事宜中\r\n处理方法视事宜种类而定，如通知正文被浏览后就自动列入已办事宜，其他类事宜处理的具体方法将在后面分类讲解。\r\n操作演示
日常办公——待办事宜（续）
操作练习：查看您的待办事宜\r\n （《 OA培训公开通知》）
用户登录
日常办公——通知公告
通知公告\r\n用途：\r\n 用于发布党办、校办发送的公告和各部门的通知\r\n用户权限：\r\n 校办秘书：新增、修改、删除校办公告\r\n 党办秘书：新增、修改、删除党办公告\r\n 部门院系秘书：新增、修改、删除本部门通知\r\n 一般用户：浏览、查看公告、通知\r\n操作演示
日常办公—通知公告（部门秘书）
通知的类型\r\n公 开：所有用户可浏览，只有通知接受人才能回复通知\r\n不公开：由通知发送人指定哪些用户可以看到该通知
日常办公——通知公告（部门秘书）
通知的回复\r\n 通知接收人：通过待办事宜或通知页面查看、回复通知\r\n 通知发送人：通过通知页面查看接收人的回复\r\n用户权限：\r\n 秘书：新增、修改、删除、发送本部门通知 \r\n操作演示
日常办公——通知公告（部门秘书）
注意：\r\n鉴于目前单轨制运行初期，每个部门（院系）账号数目有限，所以各位有义务将在本系统中看到的通知公告书面告知部门（院系）中的其他人。
日常办公—— 通 知操作练习一
查看公开通知\r\n请查看“开发小组”发送的《OA秘书培训通知》
用户登录
日常办公—— 通知操作练习二
作为指定的通知接收人查看收到通知\r\n请查看开发小组发送的“关于参加2006年OA系统培训的通知”
用户登录
日常办公—— 通 知操作练习三
作为秘书发送通知案例\r\n请发送给OA培训部部长，内容为“下周一9：00在校办开会”
用户登录
填入通知主题\r\n、内容
日常办公—— 通 知操作演示
作为秘书删除本部门通知
用户登录
问题思考
请操作后回答：在待办事宜中是否可以查看通知回复？\r\n答案：否！\r\n待办事宜显示的是待办公文、通知等主题的快捷方式，故通知回复只能到专门的通知页面查看。\r\n\r\n要发送一个所有人都可以看到的通知，但是要确认某些人的确是看到了该通知，请问如何操作？\r\n因为发送者只可以看到通知名单中列出的人的阅读情况，所以应选择公开方式并选定通知名单。
说明
日常办公模块中还有信息报送模块，此模块仅针对信息员开放。
日常办公模块回顾
秘书必备操作
日常办公\r\n公文管理\r\n公共服务\r\n个人服务
公文管理
公文管理——行文管理
用途：起草、传递公文\r\n网上公文流转的主要优点：\r\n流转过程的透明化\r\n便于移动办公的实现\r\n便于流程的规范化\r\n提高流转效率，缩短公文流转时间\r\n便于历史公文查询\r\n用户权限：\r\n各部门秘书：拟稿、发文等\r\n各部门负责人：审稿、会签等\r\n 校领导：签发等
院系公文流转过程图
院系秘书\r\n拟稿
审稿意见
发文拟稿演示
用校办规定的\r\nword公文模板\r\n起草公文\r\n并保存
发送操作术语说明
审稿人
————
显示本部门负责人列表
发送角色选择
发送具体人员选择
请负责人审稿步骤
步骤一：拟稿\r\n用Word拟稿并保存。\r\n步骤二：创建公文\r\n填写公文主题、类型\r\n上传Word正文\r\n步骤三：发送\r\n先选角色再选具体人，并发送。\r\n注意：看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。
发送操作术语说明
部门秘书
审稿人
会签人
校秘书
显示本部门秘书列表
显示本部门负责人名称
显示其他部门负责人列表
显示所有校秘书列表
发送角色选择
发送具体人员选择
部处秘书
显示单位秘书列表
送主送单位秘书步骤
步骤一：查看审稿意见\r\n单击查阅意见按钮\r\n步骤二：发送\r\n先选角色（部处单位秘书）再选具体人员，并发送\r\n\r\n注意：\r\n看到“发送成功”提示才说明发送完成，请在看到该提示之后再关闭窗口，以确保系统正常发送。
查看公文流转过程
打开公文?单击 [查阅流转]按钮\r\n请查看前面所发送公文的流转过程。
查看公文历史意见
打开公文?单击 [查阅意见]按钮\r\n请查看前面所发送公文在流转过程中产生的历史意见。
行文管理常见问题解答
首次使用行文管理时，提示“是否要下载AXNOTES控件”？\r\n是！\r\n首次使用行文管理功能必须先安装该控件。\r\n\r\n部门秘书是否可以删除公文？\r\n答案：是！但是只能删除自己拟稿的公文。\r\n但是删除后，流转中的相关人员也将无法看到此公文，相当于该公文遗失，所有操作必须重来，所以请慎重操作。
秘书送本部门负责人审稿练习
要求如下：\r\n拟稿标题：角色名称＋您的名字＋的送稿测试\r\n公文类型：请示\r\n稿件正文：自拟\r\n审稿人：由工作人员担当
文件查询
文件查询\r\n\r\n用途：查找历史公文。\r\n\r\n用户权限：各部门秘书，各部门负责人， 校领导
公文管理模块回顾
院系秘书必备操作
日常办公\r\n公文管理\r\n公共服务\r\n个人服务
公共服务
部门简报\r\n\r\n规章制度\r\n\r\n电子论坛
公共服务-----部门简报
部门简报\r\n模块说明：\r\n 各院系能够公开发布本院系的部门简报，所有用户可以浏览各部门简报\r\n用户类型：\r\n 秘书：新建、修改、删除本院系部门简报\r\n 一般用户：分类浏览、查看所有部门简报
公共服务-----部门简报
演示案例\r\n发布简报（院系秘书)\r\n删除本院系的部门简报(院系秘书)
公共服务-----部门简报演示案例
演示案例：发布简报(院系秘书)
院系秘\r\n书登录
公共服务\r\n?部门简报
选择左侧\r\n“本部门”
点击右侧上方\r\n“新建文档”
填入必要简报信\r\n息,保存关闭
公共服务-----部门简报演示案例
演示案例：删除本院系的部门简报 (院系秘书)
院系秘\r\n书登录
公共服务\r\n?部门简报
选择左侧\r\n“本部门”
点选待删除的\r\n本部门简报,出\r\n现勾表示选中
点击上方“删\r\n除”按钮,删除被\r\n选中的部门简报
公共服务-----规章制度
规章制度\r\n模块说明：\r\n 各院系能够公开发布本院系的规章制度，规章制度类别由规章制度权限组中的成员统一维护；所有用户可以浏览所有院系规章制度\r\n用户类型：\r\n 秘书：新建、修改、删除本院系规章制度\r\n 规章制度管理者：管理规章制度类型\r\n 一般用户：分类浏览、查看所有规章制度
公共服务-----规章制度
演示案例\r\n发布规章制度（院系秘书）\r\n删除本院系规章制度（院系秘书）
公共服务-----规章制度演示案例
演示案例：查看规章制度
用户登录
公共服务\r\n?规章制度
选择左侧\r\n某一分类
双击某条\r\n记录,查看\r\n该规章制度
公共服务-----规章制度演示案例
演示案例：发布规章制度(院系秘书)
院系秘书\r\n登录
公共服务\r\n?规章制度
点击“新建文档”
输入内容
保存关闭
公共服务-----规章制度演示案例
演示案例：删除本院系规章制度 (院系秘书)
院系秘书\r\n登录
公共服务\r\n?规章制度
选择左侧\r\n“本院系”
点选待删除的本\r\n院系规章制度,\r\n出现勾表示选中
点击右侧上方“删\r\n除”按钮,删除被\r\n选中的规章制度
公共服务-----电子论坛
电子论坛\r\n模块说明：\r\n 所有用户能够发布主题供大家讨论，所有用户可以修改、删除本人发布的主题，可以回复所有人的主题；电子论坛权限组中的成员可以管理主题类别，也可以删除所有主题。\r\n用户类型：\r\n 电子论坛管理者：删除主题，管理主题类别\r\n 一般用户：新建、修改、删除本人主题，回复所有主题
公共服务-----电子论坛
演示案例\r\n查看讨论主题 \r\n创建新主题 \r\n回复主题
公共服务-----电子论坛演示案例
演示案例：查看讨论主题
公共服务-----电子论坛演示案例
演示案例：发表文章
登录
公共服务\r\n?电子论坛
点击右侧上方\r\n“发表文章”
输入主题及内容
选择文章版面分类\r\n保存关闭
公共服务-----电子论坛演示案例
演示案例：回复主题
登录
公共服务\r\n?电子论坛
点击某条主题\r\n,查看该主题
点击查看页面的\r\n【回复】按钮
在新窗口中\r\n输入适当的主题回\r\n复信息，保存关闭
公共服务模块回顾
部门简报\r\n\r\n规章制度\r\n\r\n电子论坛
院系秘书必备操作
日常办公\r\n公文管理\r\n公共服务\r\n个人服务
个人服务
电子邮件\r\n\r\n个人名片\r\n\r\n日程安排\r\n\r\n密码修改
个人服务——电子邮件
电子邮件\r\n\r\n功能：收发邮件及系统的其他信息\r\n包含信息：普通邮件、委托及答复、(会议通知、议题征集单)\r\n用户类型：一般用户
个人服务——电子邮件（续）
案例：发邮件
电子邮件\r\n?新邮件
登录系统
输入邮件标\r\n题、正文
发送保存
选择收件人、\r\n抄送人、密送人
添加附件
个人服务——个人名片
个人名片\r\n用户个人的通讯录\r\n用户权限：一般用户
个人服务——日程安排
日程安排\r\n主要用于记录用户私人的日程安排情况 \r\n(包括用户自己创建的日程安排和委托事宜信息)\r\n用户类型：一般用户
个人服务——日程安排（续）
案例1：创建日程安排
登录系统
日程安排\r\n?创建日程
输入日程安排信息\r\n（注意时间格式）
保存并关闭
常见问题解答
系统提示用户输入的时间格式不正确\r\n可能是因为时间中的冒号为中文冒号，应该使用英文冒号\r\n 例子 中文冒号 09：00 ×\r\n 英文冒号 09:00 √
个人服务——修改密码
修改密码\r\n用途：修改账户的登录密码\r\n用户类型：一般用户\r\n注意：密码生效时间为0～3分钟 \r\n请各位回去后务必修改正式账户的密码，以保证个人账户的安全性。
个人服务模块回顾
电子邮件\r\n\r\n个人名片\r\n\r\n日程安排\r\n\r\n密码修改