21世纪高等院校规划教材
办公自动化实用技术
第 1 章
办公自动化的基础知识
【本章内容介绍】
本章首先指出了办公自动化的基本概念、发展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及安全和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型，并以某省政府办公信息系统和某智能大厦办公信息系统作为实例，分别说明了政府办公信息系统和企业办公信息系统的基本知识。
【本章主要知识点】
办公自动化的含义\r\n 办公自动化的层次\r\n 办公自动化的模式\r\n 办公自动化的发展过程\r\n 办公自动化的发展趋势\r\n 我国办公自动化发展概况\r\n 办公信息系统的组成与功能\r\n 办公信息系统的安全与保密 \r\n 办公信息系统的类型和应用实例
【本章重点难点】
重点\r\n办公自动化的基本概念\r\n国内外办公自动化的发展情况\r\n办公信息系统的组成与功能\r\n办公信息系统的安全与保密\r\n难点\r\n办公自动化的发展趋势\r\n办公信息系统的安全与保密措施
1.1 办公自动化的基本概念
1.1.1 概念\r\n办公自动化（Office Automation, 简称OA） 作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。 \r\n20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C. Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”
1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义 \r\n\r\n\r\n办公自动化（Office Automation, 简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的 。
1.1.2 层次:
办公自动化分为三个层次\r\n事务处理型\r\n最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。 \r\n管理控制型\r\n 包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。\r\n辅助决策型\r\n最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统
1.1.3 办公自动化的模式
个人办公自动化\r\n个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件如Microsoft Office、WPS Office等实现，在单人单机使用时非常有效。\r\n群体办公自动化\r\n群体办公自动化是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化。
1.1.4 办公自动化的意义
1.实现办公活动的高效率、高质量\r\n2.实现办公信息处理的大容量、高速度\r\n3.实现办公活动的智能化
1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势
1.2.1 起源\r\n20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。 \r\n相关知识:\r\n美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理.\r\n我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据处理工作.
1.2.2.现代办公技术设备的发展演变\r\n\r\n\r\n办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 \r\n1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。 \r\n20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。 \r\n20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 \r\n20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的阶段。
1.2.3 办公自动化的发展趋势\r\n\r\n办公自动化未来发展将体现以下几个特点：\r\n办公环境网络化\r\n办公操作无纸化\r\n办公服务无人化\r\n办公设备移动化\r\n办公思想协同化\r\n办公信息多媒体化\r\n办公管理知识化
1.2.4 我国OA发展过程及其整体现状
我国OA发展过程\r\n我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段 , 80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。\r\n20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统 .\r\n20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。
整体现状\r\n我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:\r\n\r\n起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。\r\n已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。\r\n已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 \r\n已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。
1.3 办公信息系统的组成与功能
1.3.1 办公信息系统的含义\r\n \r\n 办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人——机信息系统。
1.3.2 办公信息系统的构成要素
办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是\r\n办公人员\r\n办公信息\r\n办公流程\r\n办公设备
1.3.3 办公信息系统的主要功能
1．办公信息系统的基本功能\r\n（1）公文管理\r\n（2）会议管理\r\n（3）部门事务处理\r\n（4）个人办公管理\r\n（5）领导日程管理\r\n（6）文档资料管理\r\n（7）人员权限管理\r\n（8）业务信息管理
2．集成办公环境下办公信息系统的功能
具体来说，一个完整的办公信息系统应该实现下面7个方面的功能。\r\n（1）建立内部通信平台\r\n（2）建立信息发布平台\r\n（3）实现工作流程自动化\r\n（4）实现文档管理自动化\r\n（5）实现辅助办公自动化\r\n（6）促进业务信息集成\r\n（7）实现分布式办公
1.4 办公自动化系统的安全与保密
加强系统安全与保密工作的必要性和重要性:\r\n\r\n办公自动化系统中输入、处理、输出的是政府部门、企事业单位的有用信息，都有非常重要的经济和实用价值以及一定程度的保密性要求。所以，加强其安全性，保证其内容的保密性就显得非常重要。特别是在现在开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改、删除。因此，加强系统安全与保密显得非常重要。
影响办公自动化系统安全与保密因素分析\r\n安全保密因素:\r\n人为原因\r\n自然原因\r\n计算机病毒\r\n其它原因\r\n系统安全的标志\r\n能防止对信息的非法窃取；\r\n预防泄露和毁坏事件的发生；\r\n在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短；\r\n安全保密系统符合经济要求；\r\n安全保密系统符合使用方便性要求。
数据保密的基本要求:\r\n\r\n数据隐蔽：避免数据被非授权人截获或窃取；\r\n数据完整：根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改；\r\n发送方鉴别：证明发送方的身份以防止冒名顶替；\r\n防发送方否认：在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。
加强系统安全和保密的对策\r\n加强系统安全和保密的常用措施有：\r\n行政措施\r\n行政法规、规章制度\r\n社会允许的各种方式 \r\n法律措施\r\n针对计算机犯罪的打击、制裁手段 \r\n软件保护措施\r\n采用软件技术辨别、控制用户和对信息加密 \r\n物理保护措施\r\n对场地环境和软硬件设备及存储介质等保护
保证办公自动化系统安全的对策：\r\n安全监视技术 \r\n用户登记 设置权限 存取控制 工作日志\r\n“防火墙”技术\r\n自适应安全管理件\r\n终端识别\r\n计算机安全加权
加强系统数据保密的常用对策有：\r\n用户认证技术\r\n利用用户专有信息: 口令 密码 通行字\r\n利用用户专有用品: 钥匙 IC卡 磁卡 \r\n利用保密算法 : 加密函数 动态口令\r\n利用用户的生理特征: 指纹 声音 视网膜\r\n计算机数据加密技术\r\n明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文 “双钥”-----共钥 密钥\r\n数字签字技术\r\n利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名
一般单位采用的系统安全保密对策方案\r\n（1）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理； \r\n（2）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范； \r\n（3）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备； \r\n（4）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。
1.5 办公信息系统的类型及其实例
1.5.1 办公信息系统的常见类型\r\n1．政府型办公信息系统\r\n2．事业型办公信息系统\r\n3．企业型办公信息系统\r\n4．经营型办公信息系统\r\n5．专业型办公信息系统\r\n6．案例型办公信息系统\r\n7．控制中心型办公信息系统\r\n8．事务型办公信息系统
1.5.2 ××省政府OIS的应用实例
图1－2 ××省政府办公信息系统的总体结构\r\n\r\n（具体内容参见教材P16－20）
1.5.3 ××智能大厦OIS的应用实例
智能大厦俗称3A大厦，3A包括BAS (Building Automation System，楼宇自动化)，OAS( Office Automation System，办公自动化)，CAS (Communication Automation System，通信自动化) \r\n也有人将 BAS中的FAS( Fire Automation System，消防自动化)和 SAS (Safety Automation System，保安自动化)分离出来，将它们作为一个独立的系统，称之为5A大厦。
小 结
办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。\r\n\r\n20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来发展将体现以下特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展经历了三个阶段，因种种原因，各个单位办公程度有所不同。
办公信息系统是一种用来提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人——机信息系统，其构成要素涉及办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。通过一个完整的办公信息系统，可以建立内部通信平台、建立信息发布平台、实现工作流程自动化、实现文档管理自动化、实现辅助办公、达到信息集成以及促成分布式办公的实现。\r\n办公信息系统中，客观存在着许多不安全因素。必须加强安全和保密管理，主要措施包括：强化管理、加速立法、宣传教育、技术研究。其中，保证系统安全的技术对策有：安全监视、“防火墙”、终端识别、计算机安全加权等；加强系统数据保密的技术对策有：用户认证、计算机数据加密、数字签字等。\r\n办公信息系统根据单位性质不同，有政府型、事务型、企业型、专家型等多种类型。
小 结（续）
习 题
一、简答\r\n1．什么是办公自动化？它包括哪些层次？\r\n2．办公自动化的未来发展将体现哪些特点？\r\n3．什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？\r\n4．一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？\r\n5．为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？
二、论述\r\n\r\n\r\n1．结合当前办公自动化的现状和发展，论述开展办公自动化的意义。\r\n2．假设您是某公司的信息主管，现决定开发一套办公信息系统。试以您学习本章后的知识为基础，谈谈如何开始进行？请给出针对本企业情况的办公自动化解决方案。\r\n3．请利用节假日时间，步入一家商场、饭店、学校、医院或者其他企事业单位、政府行政机关，了解其办公信息系统的应用情况，将调查内容写成一篇调查报告。
附：调查内容参考提纲\r\n （其中画“※※”的属于需要自己加以发挥的内容）\r\n\r\n1）该单位基本情况。哪些部门使用了计算机？什么配置？\r\n2）该单位是否有内部网？安装和使用了什么软件？\r\n4）是否有信息管理领导机构？人员、结构、设备情况？\r\n5）是否接入Internet？有没有e-mail和站点地址？\r\n6）是否开发了办公信息系统？单机版还是网络版？请描述其功能模块组成。\r\n7）办公信息系统的应用对该单位的办公带来了什么好处？\r\n9）如果你是该单位的信息主管，你如何充分利用计算机和网络设备，建立办公信息系统用来提高工作效率和提高经济效益？\r\n10）结合自身专业特点，认为有必要进行调查的其它问题。