五大保障改善 OA 办公系统的应用现状
有调查统计发现， 40%以上的 OA 办公系统项目
交付超过期限与预算，OA 办公系统的应用率不够\r\n\r\n55%，而 OA 办公系统实施失败率高达 35%。OA 办公\r\n\r\n系统应用的现状如此堪忧，让很多人大跌眼
幸好，在国内 OA 办公系统市场普遍成功率不
高、实施后缺乏有效推广、应用率低下的背景下，\r\n\r\n国内也有一些 OA 领军企业却有着百分百的应用成
功率。究其原因，一方面是这些 OA 办公系统厂商\r\n\r\n无一例外都非常关注最实际的需求，并开发最易用\r\n\r\n的产品，另一方面则是因为有强大的实施与交付体\r\n\r\n系的支撑。从 8thManage 的成功经验来看，要想\r\n\r\nOA 办公系统做到成功应用，有以下五大保障：OA\r\n\r\n办公系统的定位、OA 办公系统专员的设置、授权、\r\n\r\n制度化保障和正向激励，具体如下：
一、OA 办公系统的定位问题
对 OA 办公系统项目的定位将决定项目的价值
贡献和发展，由于缺乏对 OA 办公系统本质的了解，\r\n\r\n绝大部分用户都把 OA 办公系统当成了一个阶段性\r\n\r\n项目，没有意识到，如果能充分重视 OA 办公系统，\r\n\r\nOA 办公系统将成为一个强大的战略实施的支撑平
台。
二、OA 办公系统专员的设置
因为定位的问题，所以很少有用户能为 OA 办\r\n\r\n公系统的发展设计专门的岗位，如果把 OA 办公系\r\n\r\n统定位在一个软件，那么对管理专员要求不必太\r\n\r\n高，只需完成数据备份，定时升级即可。但如果是
将 OA 办公系统定位在组织管理和战略实施平台，\r\n\r\n那么 OA 办公系统的发展将影响到整个组织能力的\r\n\r\n提升，8thManage 建议此时的管理专员就需要由一\r\n\r\n个有多年经验，熟悉各个业务部门情况，具备协调\r\n\r\n组织能力、至少是对组织管理充满兴趣的人来担\r\n\r\n任。另外，万户提醒道，随着 OA 办公系统应用的\r\n\r\n深化，要设置的岗位可能还有：部门知识管理员、
HR 部门或企管办执行力和文化建设的监督员来配\r\n\r\n合。
三、授权
即使设置了专人来管理系统，但 OA 办公系统\r\n\r\n的推广应用仍然会遭遇诸多困难。很多人天生就会\r\n\r\n对任何改变习惯的行为进行抵制。对于 OA 办公系
统这一新的信息化工具的使用，他们也许会有诸多\r\n\r\n借口，如没有时间学习、如不习惯用电脑来处理事\r\n\r\n务......这个时候，用户必须对 OA 办公系统管理\r\n\r\n专员充分授权，让他在不过度实施干扰正常业务的\r\n\r\n前提下，拥有绝对威信，并对不遵照实施规定的员\r\n\r\n工进行适当地处罚。
四、制度化保障
通常，如果要在一个组织中推出一个重要的举
措，那么就不是仅仅通过公告告知那么简单的了，\r\n\r\n而是需要制定相关制度来固化。对于 OA 办公系统\r\n\r\n的应用这一组织行为变革，则更需制度来保障。\r\n\r\n8thManage 建议用户可以建立相关制度来保障 OA
办公系统的推广应用，让 OA 办公系统的应用逐渐\r\n\r\n成为员工的一种习惯。
五、正向激励
如果变革没有好处，谁愿意变为了让员工有更\r\n\r\n多的意愿去使用 OA 办公系统，适当的激励并不可\r\n\r\n少。这会让员工从应用 OA 办公系统中感受到更多
的乐趣。通过实践，万户总结出了以下办法：可以\r\n\r\n结合知识管理设置知识贡献奖，可以征求对流程的\r\n\r\n建议给流程优化奖，可以鼓励员工在论坛分享竞争\r\n\r\n情报，鼓励管理建议，奖励部门文档管理水平率先\r\n\r\n达标的团队，第一个使用关联项目进行跨部门协同\r\n\r\n的动态团队......这些都能有效调动员工使用 OA\r\n\r\n办公系统的积极性，更好更快的融入到 OA 办公系
统的使用中。