一、办公自动化知识介绍
1. 办公自动化系统定义与发展历程\r\n 办公自动化系统(Office Automation，OAS) 是指引进现代化的管理方法和科技手段，应用先进的IT技术及设备，部分或全部替代办公室人员的手工信息处理，实现办公自动化或半自动化的人机办公信息系统。OAS目前是组织中应用十分广泛的一类信息系统。\r\n OAS已经历了三个阶段发展历程。
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OAS已经历的三个阶段发展历程
第一代办公自动化系统，是从20世纪80年代中期起步的，它是以个人电脑、办公套件（如常用的微软的Office套件和国产的WPS Office套件）应用为主要标志，实现数据统计和文档写作的电子化。 \r\n第二代OAS是以网络技术和协同工作技术为主要特征，实现工作流程自动化，实现收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的飞跃。\r\n第三代OAS强调以知识管理为中心，并提供丰富的学习功能与知识共享机能，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习、向企事业现有知识库学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而使OAS在充分利用已有的信息资源，提升每个员工创造能力的同时，也大大提高了组织整体创新和应变能力。
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办 公 人 员
OAS
办公人员分为三类。\r\n第一类是信息使用人员；\r\n第二类是使用办公自动化设备完成自己办公业务的人员；\r\n第三类是为办公自动化服务的人员；
2. OAS构成要素
3. OAS的功能
包括公文的收发起草、传阅签批、催办下发、归档、查询统计等这些基本功能，初步实现公文处理的网络化、自动化和无纸化。
在整个办公过程中通过立项催办、调查归档、反馈等程序来监督和评价整个系统运行的办公效果。
3. OAS的功能
能够及时在网络门户上发布各种消息、通知、大事记和电子公告等各种公共信息，保障内部信息的及时流动和与外部环境的沟通、联系。
3. OAS的功能
针对办公环境内部档案的收集整理、保管、统计和提供利用查询的工作项目。
3. OAS的功能
工作时通知与会人员和会议日期，安排管理会议室，协调会议事项等这些呢，都能够在网络的环境中来实现，达到方便快捷的效果。
3. OAS的功能
把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入到计划当中，并下发给相关的组织单位或部门及个人通知。
3. OAS的功能
能够对各个部门的事务进行统一的管理，包括部门值班、休假安排、工作计划总结、部门活动等各项事宜的处理。
3. OAS的功能
这是一个内部的数据库系统，用来保存办公活动中的各项政策法规、和信息数据，以实现内部信息的存储、流通和共享。
3. OAS的功能
面向内部员工们所提供的一个资源共享、内部通信交流以及信息娱乐的电子网络场所。
3. OAS的功能
对办公自动化中的工作人员进行统一管理和设限，主要包括工作人员在办公系统中的权限分配、口令授权等。
3. OAS的功能
二 办公自动化系统的开发
1.用户需求分析
需求分析的内容：进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。需求分析是在用户和设计人员的共同协作下，分析用户最基本的需求。\r\n需求分析的对象：需求对象包括高层的管理者，也包括所有的使用系统的用户群体。\r\n需求分析的途径：信息分析的途径可以通过与用户交谈，制作调查问卷，在开发时还可以对已有的系统软件进行用户测试。
2.系统总体设计
开发平台设计：系统的开发工具；\r\n功能模块设计：系统能够提供哪些功能；\r\n流程设计：系统设计的重点和难点；实现目标是系统的自动化、电子化和便于扩展。
系统总体结构的设计是要根据系统分析的要求和组织的实际情况，来对新系统的总体结构形式和可利用的资源进行大致设计。它是一种宏观总体上的设计和规划。\r\n系统的需求分析阶段是解决做什么，总体设计是解决怎么做的过程。
3.保密措施设计
信息安全要求做到信息的保密性、完整性和可靠性。\r\n需建立一个严密的安全体系，不仅提供了严密的权限分级管理体系，不同操作者只能对自己权限范围内的工作进行操作，并且对重要的操作步骤进行了记录跟踪。主要涉及技术有：\r\n（1）数据传输的安全：加密、数字签名；\r\n（2）数据存储安全：设置密码口令、防病毒；\r\n（3）信息内容审计：一般采用旁路监听的方式，不影响所监控网络的网络服务。
4.输入输出设计
5.程序设计与系统调试
6.运行与维护