第1章 办公自动化概述
1.1 办公\r1.2 办公自动化概述\r1.3 OA系统的发展与前景\r1.4 信息与管理信息系统\r1.5 办公自动化系统\r思考题
1.1 办公
1.办公的概念 \r “办公”这一名词，无论是政府机关，还是企事业单位，几乎所有科室人员无时无处不感觉到它的存在。可以说，“办公”早已是人们非常熟悉的日常工作。\r 办公活动的主要任务是日常事务工作的组织、领导和实施计划等。最基本的办公事务有文字处理，报表处理，公文管理，文档管理，编辑、排版和印刷，日程管理，邮件处理，事务处理，计划安排以及通信处理等。对于领导或管理人员来说，最具代表性的办公任务就是对某项活动制定运行计划、组织具体实施方案和进行监督控制等。
2. 办公的形成\r 3. 传统办公方式\r 通常，传统办公事务处理工作存在着以下一些问题：\r(1) 劳动强度大，工作效率低，办事周期长。 \r(2) 办公质量低，数据可靠性差。 \r(3) 决策困难。 \r(4) 文件、材料的保存常常出现问题。 \r(5) 办公成本高，费用急剧增加。
1.2 办公自动化概述
1.2.1 办公自动化的定义\r 办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务的，都属于办公自动化的领域。\r 办公自动化是信息化建设的一部分。\r 20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为初露端倪的办公自动化所下的定义如下：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。
20世纪80年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，同时，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义：办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。从定义中可以看出，办公自动化的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。\r 一般来说，一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息转输和信息保存四个环节。其核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需要的信息。办公自动化一般可分为三个层次：事务层、管理层、决策层。
1.2.2 办公自动化的特点\r (1) 先进性。\r (2) 实用性。 \r (3) 可扩展性。\r (4) 通用性。\r (5) 动态性。 \r 1.2.3 办公自动化实现的功能\r 办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，办公自动化主要实现下面七个方面的功能。
(1)内部通信平台的建立。\r (2) 信息发布平台的建立。\r (3) 工作流程的自动化。 \r (4) 文档管理的自动化。\r (5) 辅助办公。\r (6) 信息集成。\r (7) 分布式办公的实现。
1.2.4 办公自动化的分类\r 1. 从系统的功能层次上分类\r 在美国，按服务对象不同，将办公自动化系统分为四个层次：公司级系统(决策层)、事务级系统(中级管理层)、部门级系统(基层管理)和用户级系统(操作层)。\r 在日本的某些开发办公自动化产品的公司，如NEC公司，是从网络通信的角度来描述办公自动化系统的层次结构的。他们将其分成五个层次：人机界面层(Human System Interface Architecture)、办公信息层(Office Information Architecture)、分布式信息处理网络层(Distributed Information Processing Network Architecture)、计算机层(Computer Architecture)和通信层(Communication Architecture)。
在我国，一般是按处理信息的功能不同，将其划分为三个层次：事务型办公自动化、管理型办公自动化和决策型办公自动化，如图1.1所示。这三者的嵌套关系为：事务型办公系统为基础层；管理型办公系统为中间层，它包容事务型办公系统，同时以其自有的MIS系统为支持；决策型办公系统为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。\r
图1.1 三个不同层次的办公自动化系统
1) 事务型办公系统\r 事务型办公系统是完成基本的办公事务处理和机关行政事务处理的自动化系统。\r 2) 管理型办公系统\r 管理型办公系统是由事务型办公系统支持，以管理控制活动为主的办公系统。\r 3) 决策型办公系统\r 决策型办公系统是上述两种系统的再结合，它是由具有决策或辅助决策功能的系统所组成的最高级系统。
2. 从技术的应用范围上分类\r 办公自动化从技术的应用范围上分为两大类：个人办公自动化技术和群体办公自动化技术。\r (1) 个人办公自动化。它主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理和多媒体技术等内容。\r (2) 群体办公自动化。群体办公是指支持群体间动态办公的综合自动化系统。
1.3 OA系统的发展与前景
1.3.1 我国OA系统的发展\r 我国办公自动化工作开始于20世纪80年代初，大致可以分为三个阶段：\r (1) 启蒙与准备阶段(1985年以前)。 \r (2) 初见成效阶段(1986～1990年)。\r (3) 走向成熟阶段(1990年以后)。
1.3.2 国外OA系统的发展\r 美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了四个阶段：\r (1) 单机设备应用阶段(1975年以前)，主要是在办公室工作中使用文字处理机、词处理机、复印机、传真机等设备，以完成单项办公业务处理，支持事务处理类工作。\r (2) 局域网阶段(1975～1982年)，主要是以计算机和程控交换机为中心，利用局域网将各种设备连接起来，实现部分业务处理的自动化。\r
(3) 一体化阶段(1983～1990年)，即综合利用各种技术与设备，如计算机、多功能工作站、传真机、缩微设备、专用或公用的通信网络等，建立集成化、一体化的办公自动化网络，实现办公业务综合管理的自动化。 \r (4) 20世纪90年代以后，OA系统进入了—个新阶段。 \r 1.3.3 未来的OA系统\r 未来的OA系统将向以下几个方向发展：\r (1) 小型化。\r (2) 集成化。
随着业务的发展、信息的交流，人们产生了集成的要求，其中包括：\r ① 网络的集成：\r ② 应用程序的集成：\r ③ 数据的集成：\r ④ 界面的集成： \r (3) 网络化。 \r (4) 智能化。 \r (5) 多媒体化。
1.4 信息与管理信息系统
1.4.1 信息\r 一般认为，信息是关于客观事实的可通讯的知识。这是因为以下三点：\r (1) 信息是客观世界各种事物的特征的反映，这些特征包括事物的有关属性状态，如时间、地点、程度和方式等。\r (2) 信息是可以通讯的。\r (3) 信息形成知识。
信息具有以下属性：\r (1) 事实性。事实是信息的核心价值，是信息的第一属性。不符合事实的信息不但没有价值，而且还可能产生负面影响。\r (2) 时效性。信息的时效是指从信息源发送信息，经过接收、加工、传递、利用的时间间隔及其效率。\r (3) 不完全性。客观事实的信息通常难以一次就全部获得，它与人们认识事物的程度有着直接关系。\r (4) 层次性。管理系统在客观上是有层次的(如公司级、工厂级、车间级等)。
(5) 可变换性。不同形态的信息可以通过不同的方法进行变换，也可以由不同的载体来存储。\r (6) 价值性。管理信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据，是劳动创造的，是一种资源，因而它是有价值的。\r (7) 可压缩性。 \r
1.4.2 管理信息系统\r 1. 管理信息\r 管理信息是组织在管理活动过程中采集到的、经过加工处理后对管理决策产生影响的各种数据的总称。管理信息的表现形式有：报告、报表、单据、进度图，此外，还有计划书、协议、标准、定额等，类似于报告的形式。\r 管理信息的作用主要体现在以下三个方面：\r (1) 管理信息是组织进行管理工作的基础和核心。\r (2) 管理信息是组织控制管理活动的重要手段，是联系各个管理环节的纽带。\r (3) 管理信息是提高组织管理效益的关键。\r
2. 管理信息系统概述\r 管理信息系统是一个由人、计算机组成的能进行信息的搜集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况；利用过去的数据预测未来；从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。\r 1) 管理信息系统是一个人-机系统\r 2) 管理信息系统是一个一体化的综合系统\r 3) 数据库是实现管理信息系统的重要基础\r 4) 管理信息系统使用数学模型分析数据
5) 管理信息的概念是发展的\r 各子系统一般所包含的功能及菜单应该由如下内容组成\r ● 数据录入\r ● 数据维护；\r ● 数据查询；\r ● 数据统计及报表打印；\r ● 系统维护；\r ● 其他辅助功能；\r ● 帮助系统。
3. 管理信息系统的功能\r 管理信息系统具有以下功能：\r (1) 能及时、全面地提供数据和信息，为决策者提供信息支持。\r (2) 准备和提供统一格式的信息，简化各种统计、分析工作，使信息成为共享资源。\r (3) 对不同管理层次，及时全面地提供不同要求和不同程度的信息，以便在最短时间内进行分析，及时产生正确的控制。\r (4) 利用数学方法和各种模型处理信息，以预测未来并协助管理者科学地进行决策。
4. 管理信息系统的基本结构\r (1) 入院登记管理子系统。 \r (2) 住院部药房管理系统。该部分分为药房、库房、处方划价管理和药房取药管理两个部分。\r (3) 住院记账管理子系统。 \r (4) 病人查询子系统。 \r (5) 病案管理子系统。 \r (6) 临床医技管理子系统。\r (7) 临床医务管理子系统。
5. 管理信息系统的主要特点\r 以医院管理信息系统为例，该系统具有以下特点：\r (1) 以业务信息系统为基础而建立。\r (2) 管理信息系统是一个开放型的系统。\r (3) 管理信息系统是人-机系统。
1.5 办公自动化系统
1.5.1 OA系统的开发\r 1. OA系统分析\r OA系统分析是开发研制OA系统的第一个阶段，其目的是建立一个明确、具体而又切实可行的系统，即解决“做什么”的问题。其具体步骤如下：\r (1) 调查研究。 \r
办公自动化系统的对象是办公活动以及办公活动所涉及的组织、人员、设备和环境等。因此，开发办公自动化系统的调查工作具体有以下内容：\r ● 办公组织的基本情况，如目标、规模、地位、发展规划、地理分布和环境等；\r ● 办公组织的组织机构及其关系；\r ● 基本业务及其功能要求；\r ● 管理方式与管理条例；\r ● 人员构成及人与系统的关系；\r
● 信息流与数据结构；\r ● 工作流程与工作方式；\r ● 决策模式与决策过程；\r ● 现有资源及其状况，如资金来源、技术力量、设备等；\r ● 现有系统的运行状况、有关人员对现有系统的满意程度以及存在的问题等。 \r
在调查阶段可以采用的调查方法有：\r ① 资料阅读。\r ② 问卷普查。\r ③ 个别访问。\r ④ 实地观察。
(2) 可行性分析。 \r 可行性分析可以从如下三方面进行：\r ① 经济可行性。\r ② 技术可行性。\r ③ 社会可行性。 \r (3) 用户需求分析。 \r (4) 系统总体规划。
2. OA系统设计\r 系统设计阶段的工作分为总体设计和详细设计。\r (1) 总体设计。\r 模块结构图也是描述软件的层次特性的工具，即描述某个模块负责管理控制哪些模块以及上、下级模块或同级模块之间的数据传递关系。其主要成分有：\r ① 模块：用方框表示，方框内写有表明功能的模块名。\r ② 调用：用从调用模块指向被调用模块的箭头表示。\r ③ 数据流向。\r (2) 详细设计。
3. OA系统实施\r (1)编程。 \r (2) 测试。\r OA系统的测试分为三个阶段进行：\r ① 模块调试。模块调试是指由程序员在模块程序编写中对程序的正确性进行调试。模块调试属于编码阶段，是由系统设计者完成的。\r ② 联合调试。联合调试是指将一组关联度大的程序进行装配后共同调试。联合调试的主要内容是对接口的调试。\r ③ 系统测试。系统测试是指将系统放在应用环境(硬件设备、软件平台等)中进行测试，其工作与联合调试类似，但范围更大。 \r
4. OA系统的运行与维护\r (1) 用户培训。 \r (2) 系统评价。系统评价是系统运行期的任务之一。\r (3) 系统维护。\r 软件维护有三种类型：\r ① 改正性维护。\r ② 适应性维护 \r ③ 扩展性维护。\r
1.5.2 OA系统的构成要素\r 一个典型的办公自动化系统大致包括六种要素：人员、组织机构、办公制度与办公例程、技术工具、办公信息和办公环境。现分述如下。\r 1. 人员\r 系统中的人员可以分为三大类：\r (1) 信息使用人员。\r (2) 系统使用人员。\r (3) 系统服务人员。 \r
2. 组织机构\r 现行办公组织或办公机构的设置很大程度上决定了OA系统的总体结构。\r 3. 办公制度\r 办公制度是有关办公业务办理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理规则，也是设计OA系统的依据之一。 \r 4. 技术工具\r 技术工具包括支持办公活动的各种设备和技术手段，是决定办公质量的物质基础。OA系统中的设备主要为三大类：计算机、通信设备和其他办公设备，如传真机、复印机、多功能一体机等。
5. 办公信息\r 办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。\r 6. 办公环境\r 办公环境包括内部环境和外部环境两部分。
思考题
1. 传统办公方式和办公自动化方式有什么不同??各自有什么特点？\r 2. 按处理信息的功能不同，将办公自动化划分为哪几个层次？它们之间有什么关系？\r 3. 你是如何理解管理信息系统的？\r 4. 理想的办公自动化系统应该是什么样的？\r 5. 办公自动化系统构成要素是什么？