办公自动化word_1

第三篇办公自动化

办公自动化概述\r文字处理与Word 2000\r电子表格与Excel 2000\r文稿演示与PowerPoint 2000\r电子邮件与Outlook Express

办公自动化概述

OA(Office Automation)主要功能：\r1.数据处理\r2.文字处理\r3.办公信息传递功能\r4.数值计算与非数据计算功能\r5.辅助决策功能

办公自动化常用软件

WPS Office 金山公司\rMicrosoft Office 微软公司\r Word 文字处理\r Excel 电子表格\r PowerPoint 演示文稿\r Access 数据库\r Outlook 收发电子邮件

第6章文字处理系统Word 2000

6.1 Word 2000概述 \r6.2 文档的基本操作\r6.3 文档的排版\r6.4 表格\r6.5 高级排版操作\r6.6 邮件合并

6.1 Word 2000概述

6.1.1 Word 2000的功能\r6.1.2 启动和退出Word 2000\r6.1.3 Word 2000的窗口组成

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6.1.1 Word 2000的功能

1．文件管理功能\r2．编辑功能\r3．版面设计\r4．表格处理\r5．图形处理\r6．制作Web页

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6.1.2 启动和退出Word 2000

1．启动Word 2000\r2．退出Word 2000

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6.1.3 Word 2000的窗口组成

Word 2000的窗口主要包括标题栏、菜单栏、各种工具栏、标尺、文本编辑区、滚动条和状态栏等，各部分功能介绍如下。

标题栏包含了控制窗口的三个按钮（最小化按钮、还原按钮、关闭按钮）、程序名称“Microsoft Word”、正在编辑的文档名称等。

1. 标题栏

图3-2 Word的菜单栏

2. 菜单栏

3．工具栏

图3-3 Word的工具栏

放置常用的菜单命令，可以随用户随意放置\r包括常用工具栏、格式工具栏、绘图工具栏等等，可以根据 “视图” “工具栏”来选择

4．标尺\r标尺是用来精确定位的工具，分成水平标尺和垂直标尺。利用水平标尺与鼠标可以改变段落的缩进、调整页边距、改变栏宽、设置制表位等。\r5．编辑区\r编辑区中有一个闪烁的竖线光标，表示当前插入点。每个段落最后用一个弯曲的箭头（即回车标记）来代表段落结束。在“视图”菜单中执行“显示/隐藏段落标记”命令，可显示/隐藏段落标记。\r6．滚动条\r用户可移动滚动条的滑块或单击滚动条两端滚动箭头按钮，移动文档到不同的位置。

7．状态栏\r当系统处于排版方式下的编辑状态时，窗口底部的状态栏用于显示当前插入点的位置和命令提示。\r包含当前文档的页数/总页数和栏号，光标所在行数和列数，以及当前文档的插入/改写状态。\r

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6.2 文档的基本操作

6.2.1 新建文档\r6.2.2 文档输入\r6.2.3 保存文档\r6.2.4 文档的打开与关闭\r6.2.5 文档的编辑\r6.2.6 文档显示

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6.2.1 新建文档

1．建立空白文档\r2．使用向导创建新文档\r

6.2.2 文档输入

1．中文和英文的输入\r2．文本录入\r3．插入日期和时间\r4．插入特殊符号

6.2.3 保存文档

1．保存新建的Word文档\r2．保存已存在的文档\r3．自动保存\r

6.2.4 文档的打开与关闭

1．打开文档\r（1）打开最近使用的文件\r（2）打开Word文档

1）在“文件”菜单中执行“退出”命令。\r2）单击文档编辑窗右上角的关闭（“?”）按钮。\r3）双击Word 2000文档窗口菜单栏左面控制按钮。

2．关闭文档

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6.2.5 文档的编辑

1．文本的插入与删除\r2．选择文本\r3．移动文本\r4．复制文本\r5．撤消和重复操作\r6．查找与替换\r7．自动更正\r8．拼写检查

（1）插入状态与改写状态\r（2）字符插入\r（3）文本插入\r（4）删除文本\r

1．文本的插入与删除

（1）用鼠标选取文本\r·选定单词：\r ·选定图形：\r·选定句子：\r ·选取一行文本：\r

2．选择文本

·选取一段文本：\r ·选取多行文本：\r·选取整个文档：\r ·选取一块矩形文本：

（2）用键盘选取文本

表3-1 Word 2000常用键盘选取操作功能

在屏幕状态栏右边有一个框：“扩展”框。用鼠标单击“扩展”框，或按下F8键，来启动扩展选取方式。先将插入点移到文字块开头处，再启动扩展选取方式，然后通过移动箭头键选取任意数量的文本。\r要关闭扩展方式，用鼠标双击“扩展”框或按下Esc键即可。

（3）用扩展方式选取文本

（1）用鼠标移动文本\r（2）通过剪贴板移动文本

3．移动文本

方法一：用菜单命令进行复制\r方法二：用“常用”工具栏复制文字块

4．复制文本

当编辑时若不小心把有用的字删除了，可采用撤消操作恢复。选择“编辑”菜单中的“撤消”命令，或按Ctrl Z键，就可撤消前一次的误操作。另外还可使用“常用”工具栏上的“撤消清除”按钮撤消错误的操作。\r如果要重复前一次的操作，可按F4键或按Ctrl Y组合键。

5．撤消和重复操作

（1）查找文本\r（2）替换文本

6．查找与替换

图3-21 “自动更正”对话框

7．自动更正

图3-22 “拼写检查”对话框

8．拼写检查

6.2.6 文档显示

1．普通视图方式\r2．Web版式视图方式\r3．页面视图方式\r4．大纲视图方式(如图3-23所示) \r5．打印预览如图3-24所示 \r6．全屏显示

图3-23 大纲视图方式显示

图3-24 打印预览方式

6.3.1 设置字符格式\r6.3.2 段落的格式化\r6.3.3 项目符号和编号\r6.3.4 分栏排版\r6.3.5 样式\r6.3.6 使用模板\r6.3.7 页面设置和打印

6.3 文档的排版

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1．使用格式工具栏设置字符格式（如图3-27所示）。\r2．使用菜单命令设置字体（如图3-28所示）。\r设置字符间距（如图3-29所示）。 \r使用“其他格式”工具栏（如图3-30所示）。\r复制字符格式。

6.3.1 设置字符格式

6.3.2 段落的格式化

(1)段落缩进和对齐方式\r(2)行间距和段落间距\r(3)自动编号\r(4)制表位\r(5)加边框和底纹

（1）使用标尺\r标尺显示如图3-31所示，它上面有四种缩进标记。 \r（2）使用“段落”命令

1．段落缩进

图3-31 标尺

图3-34 四个对齐方式按钮

2．段落对齐

3．调整行距

“换行和分页”对话框

4．段落换行和分页

（1）添加边框\r（2）设置段落底纹\r（3）设置页面边框\r\r

5．添加边框和底纹

图3-39 使用制表位对齐正文

6．设置制表位

　图3-41 “首字下沉”对话框

7．创建首字下沉效果

3.3.3 项目符号和编号

有三种方法可以创建项目符号或编号列表：\r·利用Word的“自动套用格式”功能在键入时创建。\r·单击“格式”工具栏上的“项目符号或编号”按钮。\r·选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，应用或修改项目符号或编号格式。

1．自动创建项目符号和编号

1）将插入点移动到列表首行开始的位置。\r2）键入“＊”以创建项目符号。\r3）按空格键，然后键入列表的第一项。\r4）按Enter键结束段落。\r5）输入下一列表项的文字，然后按Enter键。

2．使用“项目符号”和“编号”按钮

图3-43 “项目符号”和“编号”按钮

3．创建项目符号和编号

（1）创建项目符号列表\r（2）创建编号列表\r

图3-44 “项目符号”对话框

图3-45 “自定义项目符号列表”对话框

图3-46 “符号”对话框

图3-47 “多级符号”选项卡

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6.3.4 分栏排版

（1）利用“其他格式”工具栏（如图3-48所示）。\r（2）利用“格式”菜单分栏（如图3-49、3-50所示）。

1．创建分栏

2．设置分隔符\r（1）分节\r（2）分页符

图3-48 利用“分栏”按钮建立二分栏

图3-49 “分栏”对话框

3.3.5 样式

1．创建样式\r样式分为两类：·字符样式·段落样式\r2．应用样式\r3．修改和删除样式

3.3.6 使用模板

1．创建新模板

1）选择“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建”对话框。\r2）选择一种模板类型标签，在该标签中选择一个模板。\r3）单击“模板”选项，单击“确定”按钮。\r4）对当前显示的内容按新模板的要求进行编辑。\r5）选择“文件”中的“另存为”命令，出现“另存为”对话框。\r6）选择用来保存模板的文件夹,单击“保存”按钮。

2．将现有文档保存为模板

1）打开作为模板保存的文档。\r2）选择“文件”菜单中的“另存为”命令，出现“另存为”对话框。\r3）从“保存类型”列表框中选择“文档模板”。\r4）选择用来保存模板的文件夹。\r5）在“文件名”文本框中输入模板的文件名。\r6）单击“保存“按钮。

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3.3.7 页面设置和打印

1．页面设置\r2．页眉和页脚\r3．打印输出\r

图3-55 “页面设置”对话框

1．页面设置

图3-56“文档网格”选项卡

图3-57 “页边距”对话框

图3-58 “页眉/页脚”示例

2．页眉和页脚

图3-59 “页眉/页脚 ”工具栏

图3-60 “打印”对话框

3．打印输出

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